Polityka Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników korzystających ze strony internetowej oraz usług księgowych świadczonych przez Taxveris sp. z o.o. Dokument ten zawiera informacje wymagane przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

I. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Taxveris sp. z o.o.

Janusza Kusocińskiego 9, 83-110 Tczew

NIP: 593-265-16-26

REGON: 380123456

KRS: 0000789012, Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS

Kapitał zakładowy: 5 000,00 zł

E-mail kontaktowy: biuro@taxveris.pl

Telefon kontaktowy: +48 661 026 631

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych, ponieważ w świetle obowiązujących przepisów prawa nie ma takiego obowiązku. We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt pod wskazanym wyżej adresem e-mail, telefonicznie lub listownie na adres siedziby firmy.

II. Cele, podstawy prawne i czas przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. Obsługa formularza kontaktowego, zapytań i przedstawienie oferty

Dane podane w formularzu kontaktowym (np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy) przetwarzane są w celu:

• Przedstawienia oferty na usługi księgowości – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy).
• Obsługi innych zapytań (niezwiązanych z umową) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udzielaniu odpowiedzi na kierowaną do niego komunikację).
• Czas przetwarzania: Do momentu zakończenia korespondencji i ważności przedstawionej oferty, a w przypadku zapytań ogólnych – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń (do 3 lat).

2. Świadczenie usług księgowości

Jeżeli zdecydujesz się na współpracę z nami, Twoje dane będą przetwarzane w celu realizacji umowy o świadczenie usług księgowych.

• Podstawa prawna: 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązków prawnych, m.in. podatkowych i rachunkowych).
• Czas przetwarzania: Przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa (zazwyczaj 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

3. Działania analityczne i marketingowe (Pliki cookies)

Przetwarzamy dane dotyczące Twojej aktywności na stronie, aby analizować ruch, poprawiać jakość serwisu oraz wyświetlać dopasowane reklamy za pośrednictwem narzędzi zewnętrznych dostawców.

• Podstawa prawna: 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda Użytkownika wyrażona poprzez baner cookies przed ich instalacją).
• Czas przetwarzania: Do momentu wycofania zgody, usunięcia plików cookies z przeglądarki lub wygaśnięcia danego pliku cookie (szczegóły w sekcji V).

4. Administracja IT i bezpieczeństwo (Logi serwera)

Korzystanie ze strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera. Każde zapytanie zapisywane jest w logach serwera, które obejmują m.in. Twój adres IP, datę i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym.

• Podstawa prawna: 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na administrowaniu serwisem i zapewnieniu jego bezpieczeństwa).
• Czas przetwarzania: Logi przechowywane są przez okres 30 dni, po czym są trwale usuwane.

III. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, takim jak:

• dostawcy usług hostingowych i poczty e-mail,
• dostawcy oprogramowania księgowego,
• dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych (Google Ireland Limited, Meta Platforms Ireland Limited, Microsoft Ireland Operations Limited).

W związku z korzystaniem z zaawansowanych narzędzi analitycznych i marketingowych, Twoje dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w szczególności do USA. Odbywa się to zawsze w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne, takie jak Standardowe Klauzule Umowne (SKU) zatwierdzone przez Komisję Europejską lub w ramach programu Data Privacy Framework.

Kopię zabezpieczeń stosowanych przy transferze danych poza EOG można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem e-mail: biuro@taxveris.pl.

III-A. Współadministrowanie danymi osobowymi

W związku z implementacją narzędzia Meta Pixel na naszej stronie internetowej, Taxveris sp. z o.o. oraz Meta Platforms Ireland Limited są Współadministratorami danych osobowych w zakresie gromadzenia i przesyłania danych do Meta, zgodnie z art. 26 RODO (por. wyrok TSUE w sprawie C-40/17, Fashion ID).

Zasadnicza treść wspólnych uzgodnień między Współadministratorami:

• Taxveris sp. z o.o. odpowiada za: pozyskanie zgody Użytkownika na instalację plików cookies Meta Pixel (za pośrednictwem banera cookies), spełnienie obowiązku informacyjnego wobec Użytkowników strony oraz umożliwienie realizacji praw osób, których dane dotyczą, w zakresie gromadzenia danych na stronie.
• Meta Platforms Ireland Limited odpowiada za: dalsze przetwarzanie danych po ich otrzymaniu, w tym dopasowywanie i tworzenie grup odbiorców, prowadzenie raportowania oraz zapewnienie bezpieczeństwa i integralności przetwarzania po swojej stronie.

Pełna treść uzgodnień dostępna jest pod adresem: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum. Niezależnie od treści tych uzgodnień, Użytkownik może wykonywać swoje prawa wynikające z RODO wobec każdego ze Współadministratorów.

IV. Prawa osoby, której dane dotyczą oraz wymóg podania danych

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych: uzyskanie informacji o tym, jakie dane przetwarzamy.
2. Prawo do sprostowania: poprawienie nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych danych.
3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”): w sytuacjach określonych w RODO.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania.
5. Prawo do przenoszenia danych.
6. Prawo do sprzeciwu: wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
7. Prawo do sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego: W każdej chwili przysługuje Ci bezwzględne prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem (art. 21 ust. 2 i 3 RODO). Wniesienie takiego sprzeciwu nie wymaga podania uzasadnienia. Po wniesieniu sprzeciwu Twoje dane nie będą już przetwarzane w celach marketingu bezpośredniego.
8. Prawo do niepodlegania decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu: w tym profilowaniu, które wywołuje wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływa (art. 22 RODO). Administrator nie podejmuje obecnie tego rodzaju decyzji.
9. Prawo do cofnięcia zgody: w dowolnym momencie (nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem na podstawie zgody).
10. Prawo do wniesienia skargi: do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Informacja o wymogu podania danych:

Podanie danych osobowych w celu zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług księgowych jest wymogiem ustawowym oraz umownym. Brak podania tych danych skutkuje całkowitym brakiem możliwości zawarcia umowy i świadczenia usług.

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, jednak niezbędne do tego, abyśmy mogli odpowiedzieć na Twoje zapytanie lub przedstawić Ci ofertę usług księgowych.

IV-A. Źródła danych i kategorie danych pozyskiwanych z innych źródeł

W związku ze świadczeniem usług księgowych Administrator może pozyskiwać dane osobowe nie tylko bezpośrednio od Użytkownika, lecz również z publicznie dostępnych rejestrów i źródeł zewnętrznych, w szczególności:

• CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej),
• KRS (Krajowy Rejestr Sądowy),
• GUS/REGON (Rejestr REGON),
• inne publicznie dostępne rejestry państwowe.

Kategorie danych pozyskiwanych z tych źródeł obejmują w szczególności: imię i nazwisko, firmę (nazwę działalności), NIP, REGON, adres siedziby/miejsca prowadzenia działalności, datę rozpoczęcia działalności oraz dane kontaktowe ujawnione w rejestrze.

Przetwarzanie tych danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na weryfikacji kontrahentów). Informacja ta jest przekazywana zgodnie z wymogami art. 14 RODO.

V. Pliki cookies i technologie śledzące

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies (tzw. ciasteczka). Instalacja plików cookies na urządzeniu końcowym Użytkownika odbywa się zgodnie z przepisami ustawy Prawo telekomunikacyjne (implementującej dyrektywę ePrivacy). Ciasteczka niezbędne (techniczne) są instalowane bez zgody Użytkownika na podstawie wyjątku przewidzianego w art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego. Ciasteczka analityczne i marketingowe są instalowane wyłącznie po uzyskaniu dobrowolnej zgody Użytkownika (baner cookies). Odrębną kwestią jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych zawartych w tych plikach w rozumieniu RODO, która wskazana jest przy każdym narzędziu poniżej.

1. Niezbędne (techniczne) pliki cookies

Niezbędne pliki cookies umożliwiają podstawowe funkcje naszej strony, takie jak nawigacja, bezpieczeństwo oraz zapamiętanie ustawień preferencji (w tym zgody na cookies). Nie wymagają one zgody Użytkownika na instalację. Dane osobowe ewentualnie zawarte w tych plikach przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).

• cookie_consent – przechowuje stan zgody Użytkownika na korzystanie z plików cookies. Czas wygaśnięcia: 1 rok.
• PHPSESSID – pozwala na zachowanie stanu sesji Użytkownika podczas przeglądania różnych podstron. Czas wygaśnięcia: po zamknięciu przeglądarki (cookie sesyjne).

2. Google Analytics 4

Narzędzie dostarczane przez Google Ireland Limited służące do analizy statystyk ruchu. Dane są pseudonimizowane (Google maskuje adresy IP, lecz nadal przetwarza unikalne identyfikatory internetowe, takie jak Client ID, co stanowi pseudonimizację, a nie pełną anonimizację w rozumieniu RODO).

• _ga – używany do rozróżniania użytkowników. Czas wygaśnięcia: 2 lata (14 miesięcy w ustawieniach retencji panelu GA4).
• _ga_G-1A2B3C4D5E – używany do utrzymywania stanu sesji. Czas wygaśnięcia: 2 lata.

3. Google Ads (Google Ads Conversion Tracking)

Narzędzie marketingowe dostarczane przez Google Ireland Limited do remarketingu i śledzenia konwersji.

• _gcl_au – używany przez Google AdSense / Ads do eksperymentów z wydajnością reklam. Czas wygaśnięcia: 3 miesiące.

4. Meta Pixel (Facebook/Instagram)

Narzędzie dostarczane przez Meta Platforms Ireland Limited. Służy do celów marketingowych (remarketing) i mierzenia efektywności kampanii. Implementacja Meta Pixel powoduje, że Taxveris sp. z o.o. oraz Meta Platforms Ireland Limited są Współadministratorami danych w zakresie gromadzenia i przesyłania danych (szczegóły w sekcji III-A).

• _fbp – używany do wyświetlania spersonalizowanych reklam na platformach Meta. Czas wygaśnięcia: 3 miesiące.

5. Microsoft Clarity

Narzędzie dostarczane przez Microsoft Ireland Operations Limited, rejestrujące zachowania Użytkowników (nagrania sesji, mapy cieplne) dla poprawy użyteczności strony.

• _clck – utrzymuje unikalne ID użytkownika przypisane do urządzenia. Czas wygaśnięcia: 1 rok.
• _clsk – łączy wiele widoków strony przez tego samego użytkownika w jedną sesję. Czas wygaśnięcia: 1 dzień.

6. Zarządzanie plikami cookies i wycofanie zgody

Użytkownik może w każdej chwili zmienić preferencje dotyczące plików cookies lub wycofać wyrażoną zgodę za pomocą panelu/banera cookies dostępnego na naszej stronie internetowej (ikona w rogu ekranu). Ponadto, Użytkownik ma możliwość samodzielnego zarządzania plikami cookies oraz ich usunięcia bezpośrednio z poziomu ustawień swojej przeglądarki internetowej (np. Chrome, Firefox, Safari, Edge). Ograniczenie stosowania cookies technicznych może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie.

VI. Profilowanie

Informujemy, że w ramach wykorzystywania narzędzi marketingowych (w szczególności Google Ads i Meta Pixel) Twoje dane (np. historia przeglądania naszej strony) mogą podlegać profilowaniu na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody. Profilowanie to służy wyłącznie celom marketingowym (wyświetlaniu spersonalizowanych reklam naszych usług księgowych w innych miejscach w sieci). Profilowanie to nie wywołuje wobec Ciebie żadnych skutków prawnych ani nie wpływa na Ciebie w żaden inny, istotny sposób (nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji w rozumieniu art. 22 RODO).

Prawo do sprzeciwu wobec profilowania na potrzeby marketingu bezpośredniego: W każdej chwili masz prawo wnieść bezwzględny sprzeciw wobec profilowania Twoich danych na potrzeby marketingu bezpośredniego (art. 21 ust. 2 RODO). Możesz to zrobić kontaktując się z nami pod adresem biuro@taxveris.pl lub wycofując zgodę na cookies marketingowe za pośrednictwem banera cookies.

VII. Postanowienia końcowe

1. Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia maksymalnego bezpieczeństwa Twoich danych osobowych (m.in. certyfikat SSL, szyfrowanie komunikacji).
2. Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa lub wdrażania nowych rozwiązań technologicznych na naszej stronie.
3. Aktualna wersja Polityki Prywatności zawsze jest dostępna w odpowiedniej zakładce na naszej stronie internetowej.